Zoom Coaching und Dokumente teilen

Interview mit Sandra Mareike Lang Teil 2

Der 2. Teil des Interview mit Zoom Expertin Sandra Mareike Lang.

Sie beantwortet weitere Fragen der HörerInnen der Coaching Oase zu Coaching mit Zoom.

Heute geht es darum,

• was du bei der Vorbereitung eines Meetings beachten kannst, um das Zoom Coaching sicher zu gestalten
• und auch was KlientIn dazu beitragen kann.
• das Thema Dokumente teilen während des Coachings. Es kann ja sein, dass du oder auch KlientIn etwas mit dir teilen möchte, um es besser besprechen zu können oder etwas zu visualisieren.

Hier kannst du Folge 093 Zoom Coaching und Dokumente teilen – Interview mit Sandra Mareike Lang Teil 2 hören:

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Shownotes zu Folge 093 (Zoom Coaching und Dokumente teilen)

Hier zu Interview Teil 1 mit Mareike über Zoom und Datenschutz

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Zusammenfassung des Interviews Teil 2 zu Zoom Coaching und Dokumente teilen

1. Was du als Coach und Trainer beitragen kannst zur Sicherheit bei der Vorbereitung deiner Zoom Coachings:

Lege für jeden Klienten ein eigenes Meeting an.

So bekommt jeder Klient einen eigenen Link und kann nicht versehentlich in einem anderen Coaching von dir landen. Wenn er oder sie sich früher einloggt, bekommt er nur angezeigt: Der Host ist gerade in einem anderen Meeting.

Zusatztipp von Mareike zum Anlegen eines individuellen Meeting Links für KlientIn:

Lege nicht nur ein einfaches, sondern ein wiederkehrendes Meeting an (ohne Datum).

Dazu setzt du den Haken bei „wiederkehrendes Meeting“ und im Auswahlfenster „Wiederkehr“ setzt du den Haken bei  „keine bestimmte Zeit“.

Dann bleibt der gleiche Link für KlientIn erhalten so lange du ihn benötigst.

Lasse unbedingt den Warteraum aktiviert

Mittlerweile ist der Warteraum bereits voreingestellt. D.h. eine Person, die sich einwählt, kommt zunächst in den virtuellen Warteraum. Du kannst dann die Person manuell in den virtuellen Coaching Raum lassen.

So platzt dir mit Sicherheit keine andere Person in euer Coaching.

Gestaltung des Warteraums

Es gibt nicht viele Möglichkeiten: ein BIld und einen Text kannst du hochladen, mehr nicht. Hier ist es empfehlenswert, eine allgemeine Begrüßung und einen kurzen Infotext zu hinterlegen.

Dies gilt nur für die bezahlte Zoom Variante.

Auch „psychologisch“ ist es ansprechend, über einen Vorraum in den Coaching Raum eingealden zu werden statt direkt ins Meeting „hineinzupurzeln“.

Plane zwischen Coachings eine Pause.

Empfehlung von Sandra Mareike Lang: mindestens 15 Minuten Pause zwischen Coachings.

Zum einen als Puffer, jedoch auch für dich als kleine Pause und zur Vorbereitung auf das nächste Coaching.

Weitere Voreinstellung für das Meeting:

Wähle, dass die Kamera nicht automatisch eingeschaltet wird. So hat KlientIn noch die Möglichkeit sich einzustellen, ob und wann er oder sie sichtbar werden möchte.

Was heißt eigentlich „Teilnehmer authentifizieren“?

TeilnehmerIn bekommt beim Einloggen ein Fenster dazwischen geschaltet, dass er sich anmelden muss mit seiner Emailadresse und Namen. Das ist besonders wichtig bei einer Konferenz mit geladenen Gästen, wenn man nur die geladenen Gäste haben möchte.

Für Coaching, in dem nur eine Person erwartest, ist das nicht notwendig.

Einstellung: Verschlüsselung von Daten beim Zoom Meeting

Unter dem Punkt Sicherheit gibt es den Punkt Verschlüsselung.

Die erweiterte Verschlüsselung ist die GCM-Verschlüsselung.

Durchgehende Verschlüsselung ist die End-zu-End Verschlüsselung, die gerade ausgerollt wird.

Näheres dazu in der letzten Folge 092

Eigenen Kenncode generieren

Über den Kenncode haben wir bereits gesprochen. Du solltest ihn auf jeden Fall belassen. In der Proversion kannst du einen eigenen Kenncode generieren. Durch eine Kombination von Zahlen und Buchstaben kannst du ihn sicherer machen.

Auch das trägt zur Sicherheit bei:

• Sei selbst beim Zoom Coaching in einem geschützten Raum
• Türem zu, keine anderen Menschen im Hintergrund.

2. Was deine Klienten beitragen können für sicheres Coaching

KlientIn kann sollte sich einmalig bei Zoom registrieren, damit die Verschlüsselung funktioniert.

Auch KlientIn sollte einen geschützten Raum nutzen für das Coaching. Türen zu und für ungestörten Raum sorgen durch Absprache.

3. Dokumente teilen beim Coaching

Das geht im Meeting selbst über die Funktion „Bildschirm freigeben“.

Mit dem Icon für Sicherheit öffnet sich ein Fenster, in dem du bestimmen kannst, ob auch der Andere den Bildschirm teilen darf oder nicht. Wenn dies nicht geplant ist, den Haken für die Teilnehmer an der Stelle nicht setzen. Damit nicht versehentlich der Bildschirm des Klienten geteilt wird.

Wichtig:

Du kannst nur das teilen, was du im Hintergrund bereits geöffnet hast. Daher muss das Dokument auf dem Bildschirm bereits geöffnet sein.

Wenn du Musik oder ein Video mit Ton teilen möchtest, musst du zusätzlich beim Teilen des Dokuments zusätzlich den Haken bei „Ton freigeben“ setzen. Dann kommt es beim Empfänger auch in der Ausgabequalität des jeweiligen Gerätes an.

Achtung:

Teile niemals über „Computer 1 oder Computer 2“ bei Windowsrechner oder „Desktop 1 oder Desktop 2“ bei Mac Usern im Auswahl-Fenster.

Sonst siehst der Klient den ganzen Bildschirm. Du solltest keine Details zu deinen Apps, Software oder sogar versehentlich Daten aus Kalender, Emailprogrammen, Push-Up Nachrichten o.ä. teilen. Damit kämest du in Konflikt mit dem Datenschutz.

Klicke statt dessen im Auswahlfenster direkt die Datei an, die du teilen willst. Sollte sie noch nicht geöffnet sein, beende die Teilen Funktion, öffne im Hintergrund die gewünschte Datei und teile dann.

Das Gleiche gilt, wenn du zusätzlich ein Ipad oder Smartphone anschließt und von dort etwas teilen willst. Öffne zuerst das Programm, das du teilen willst und gib erst dann das Ipad oder Smartphone frei.

Ipad oder Iphone teilen geht über USB-Kabel und beim Teilen über den Reiter „erweitert“.

Extratipp von Mareike:

Möchtest du dir zusätzlich etwas  im Raum zeigen lassen?  Z B. über Bodenanker laufen während des Coachings.

Du kannst KlientIn einladen, sich zusätzlich zum PC mit Ipad oder Smarphone einwählen. Dann könnten sie diese so von der Seite her aufstellen, dass man den Lauf über die Karten sieht. Gleichzeitig kann er oder sie mit dir sprechen und du siehst KlientIn zusätzlich über die Laptopkamera.

Anmerkung: In der kostenlosen Variante hast du dabei jedoch nur 40 Minuten zur Verfügung (3 Teilnehmer!)

Teil 3 des Interviews, in dem wir über Mallheurchen mit Zoom und Powerpoint sprechen und wie du sie vermeiden kannst sowie noch weitere Sicherheitstipps erwartet dich dann in der Folgewoche! Da wird sie dir auch mehr darüber erzählen, was du wie mit ihr lernen kannst zu Zoom und Zoom Coaching oder Training. Damit du auf jeden Fall noch einen Platz ergattern kannst bei ihren neuen Workinaren zu Zoom – den sogenannten Ameuse Geules, die bereits im Mai starten, schaue schnell auf ihrer Seite https://www.lerncoaching-podcast.de vorbei. Dort findest du die Links zu ihren Gruppen, dem Newsletter, ihrem Podcast und den kurzen themenbezogenen Einzel-Webinaren mit Kleingruppen.

Mach es dir leichter, Anderen zu helfen. Auch online.

Deine Kathrin

P.S.: Hast du noch weitere Tipps zu Zoom Coaching? Dann schreibe sie uns gerne unten im Kommentarfeld!